Несоответствие на пустом месте или как избежать ошибок во время аудита

Несоответствие на пустом месте или как избежать ошибок во время аудита по пищевой безопасности. Практические советы о том, как пройти аудит производства и не допустить дополнительных и досадных ошибок, которых можно было избежать.

В начале, давайте определимся с термином “несоответствие”. Несоответствием может быть: 

1. Нарушение законодательства (СанПиН,  Технический регламент или иной документ).
2. Нарушение требований внутренних стандартов организации (SOP, рабочие инструкции, внутренние процедуры).
3. Несоблюдение требований клиента или заказчика (например, при производстве продукции СТМ – “собственная торговая марка”).

Итак, у вас аудит по качеству. Не нервничайте! Да, проверка это для многих стресс. Но постарайтесь отнестись к ней как к ежегодной диспансеризации, найти для себя плюсы и точки для роста. Донесите полезность аудита и до своих сотрудников. Аудитор не враг и не “зверь” – он просто делает свою работу.

Взаимодействие с персоналом – неотъемлемая часть любого аудита. Важно подготовить к этому взаимодействию своих сотрудников. Встречаются ситуации, когда аудитор задает вопрос первому попавшему сотруднику (случайно или специально – это тоже может являться, частью аудиторской проверки). Задаваемый вопрос может не попадать в компетенцию или зону ответственности опрашиваемого сотрудника – данную ситуацию необходимо обсудить со своими сотрудниками заранее.

Предупредите сотрудников, если вопрос не относится к их зоне ответственности, они не должны на него отвечать самостоятельно, даже если они считают, что знают правильный ответ. Предупредите сотрудников, что этого делать не нужно.

Также при подготовке к аудиту сотрудник может перестараться и сделать свою обычную рутину “получше”, как ему кажется, отступив от принятых стандартов. Например, в погоне за чистотой помыть оборудование неподходящим средством и в итоге повредить поверхность. Объясните сотрудникам, что они должны выполнять функции как обычно, руководствуясь инструкциями.

Одно из наиболее частых нарушений – отсутствующие или некорректные записи.
Так случается, когда ведение записей не является ежедневной рутиной и документы заполняются перед аудитом.
Это видно: все заполнено одной ручкой, почерком, утверждено подписью одного сотрудника. Несложная проверка покажет, что в некоторые дни этот сотрудник даже не работал.
Сюда же можно отнести авансированные записи (например, сейчас 13:00, а в чек- листе уборки стоит запись о ее проведении в 17:00).

Еще одна частая ситуация: чистый завод, санпропускник, сотрудники в правильно надетой спецодежде. При этом сотрудник на упаковке готовой продукции вытирает нос перчаткой и продолжает свою работу без дополнительных мероприятий по личной гигиене…
Это недостаток обучения и он сводит на “нет” все траты и на форму и дорогостоящий санпропускник.

В ТОП дополнительных несоответствий на пустом месте входит ситуация, когда к аудитору предъявляют пониженные требования. Например, не обращают внимания на то, что аудитор не снял ювелирные украшения при входе в цех. Или не дают заполнить анкету о состоянии здоровья. Открою секрет, подобные тесты “на внимательность” аудиторы нередко проводят специально.

Обратите внимание на качество мойки трудно доступных мест. Нередко бывает, что во внешне чистом производственном помещении заглядываешь вниз под оборудование, а там зарождается жизнь во всем своем изобилии.

Очень многое об уровне санитарной безопасности на предприятии могут сказать раздевалки, особенно мужские. Представьте: идеальное производство, новые линии, но в раздевалке неприятный запах. В шкафчиках “посторонние предметы” и припрятана еда, а санитарная одежда давно требует стирки и хранится совместно с личными “домашними” вещами.

И обратите внимание на душевые. Когда в них нет горячей воды, а сотрудники не знают, где они находятся, это тоже о многом говорит.

Кстати, иногда сотрудники могут преднамеренно вредить  и изготавливать некачественную или даже опасную продукцию. Подробнее об этом читайте в статье “Как защитить продукцию от преднамеренного вредительства со стороны сотрудников”.

И помните, профессионального аудитора не обмануть, ведь он смотрит, как работает система, проводит тесты.
Если система не работает, экстренная подготовка не поможет получить высокий балл. Ведь система- это не “бумажки”, а ежедневный контроль и обучение, обучение, обучение.

Отличного вам качества продукции и коротких аудиторских отчетов!

Присоединяйтесь к нашей группе на Фейсбук!

Инстаграм: @quality_food_safety