Проверки собственными силами – важнейший инструмент для оценки систем менеджмента на производстве. Но для эффективного использования внутреннего аудита нужно грамотно организовать этот процесс. Предлагаем вашему вниманию инструкцию для проведения внутреннего аудита на пищевом производстве.
Разрабатываем документацию
Внутренний аудит начинается с разработки процедуры, которая должна содержать, как минимум:
- Область применения
- Термины и определения
- Нормативные ссылки
- Информацию об ответственных лицах
- Программу внутреннего аудита
- План внутреннего аудита
- Метод оценки внутренних аудиторов
- Чек-лист
- Требования к отчету и плану корректирующих мероприятий
- Порядок согласования результатов аудита
- Мониторинг выполнения плана корректирующих мероприятий
Обязательно следует прописать в процедуре периодичность аудита, а также основания для внеплановых внутренних аудитов.
Формируем команды
Заранее подумайте, как будет проводиться оценка внутренних аудиторов.
При оценке нужно учесть личные и профессиональные качества и навыки внутреннего аудитора.
Организационные вопросы
План внутреннего аудита составляется непосредственно перед аудитом.
План содержит подробную информацию о том, кто будет в группе по аудиту, о разделении обязанностей, времени для аудита каждого подразделения или процесса, применяемых методах проверки.
Если аудит объявленный, уведомите проверяемого об объеме аудита и плане его проведения.
Что касается необъявленного аудита, то в нем есть смысл, если оценка системы внутреннего контроля или системы управления рисками входит в основной функционал аудиторов, либо если высоки риски злоупотреблений, халатного отношения, мошенничества.
Начните аудит с проведения вводного собрания. Объясните:
- Что внутренний аудит будет проверять и по каким стандартам/требованиям
- Напомните, как в соответствии с процедурой будут категоризированы риски
- Кто будет задействован в процессе и когда
- Какие инструменты будут применять аудиторы
- В какие сроки необходимо будет составить и реализовать план корректирующих и предупреждающих мероприятий
- Обсудите запрос документов и данных, которые могут понадобиться при проведении аудита
Полезно уточнить, что у вас нет цели найти виновных или несоответствия, а наоборот, цель – собрать свидетельства того, что система работает.
При проведении аудита подробно записывайте все увиденное и услышанное.
По итогам аудита важно получить подтверждение того, что:
- процесс документирован,
- результаты деятельности компании измеряются,
- компания может доказать, что работает в соответствии с регламентами и инструкциями,
- персонал понимает свою роль.
На заключительном собрании поблагодарите проверяемых за их помощь во время внутреннего аудита. Объясните, что внутренний аудит основан на выборке и что это срез ситуации в данный момент. Напомните, что любые вопросы приветствуются.
Дайте общее резюме своих выводов во время аудита. Это возможность обобщить свои мысли и дать обратную связь по тем областям, в которых система работает хорошо. Этот совет поможет избавить людей от стереотипа, что аудит – это поиск несоответствий. После можно обсудить и выявленные проблемы: выслушайте любые высказанные замечания и вопросы.
После завершения проверки сформируйте отчет по внутреннему аудиту. В установленные сроки получите от аудируемого подразделения план корректирующих мероприятий с указанием ответственного и планируемой даты выполнения. Согласуйте и отслеживайте выполнение.
Успешно применив принципы проведения внутреннего аудита, вы не только проверите работу системы управления, но и снизите риски.
Читайте также о наиболее распространных ошибках по результатам аудита пищевого производства.
